EU-Recruiting: Mehr als Personalvermittlung

Ein Großkunde erhöht kurzfristig seine Abrufzahlen, eine Krankheitswelle trifft die Produktion oder ein unerwarteter Auftrag verlangt nach zusätzlichen Kapazitäten. Für viele Industrieunternehmen stellt sich dann nicht die Frage, ob sie weitere Mitarbeiter benötigen – sondern wie schnell diese verfügbar sind.

Personaldienstleister haben nun die Aufgabe, auf diese dynamischen Personalbedarfe schnell und verlässlich zu reagieren. Während regionale Bewerbermärkte vielerorts an ihre Grenzen stoßen, erwarten Kunden dennoch kurzfristig verfügbare und einsatzfähige Mitarbeiter. Personalbedarf entsteht heute nicht mehr nur planbar, sondern häufig innerhalb weniger Tage – entsprechend flexibel müssen auch die Rekrutierungsstrategien sein.

Diese Aufgabe wird künftig noch anspruchsvoller. 2025 verließen 45.000 Menschen mehr Deutschland in Richtung der mittel- und osteuropäischen EU-Mitgliedstaaten, als von dort zuzogen. Bereits 2024 lag dieser Negativsaldo bei 35.000 Personen. Damit endet eine Entwicklung, von der der deutsche Arbeitsmarkt viele Jahre profitiert hat. Nach Angaben des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) wird das Arbeitskräftepotenzial innerhalb der Europäischen Union aufgrund des demografischen Wandels weiter zurückgehen. Der Wettbewerb um Arbeits- und Fachkräfte aus Europa nimmt damit spürbar zu.

Genau an diesem Punkt beginnt die Arbeit professioneller Personaldienstleister. Denn wer heute Beschäftigte aus anderen EU-Ländern gewinnt, vermittelt längst nicht nur Arbeitskräfte. Er organisiert Anreise, Unterkunft, begleitet den Einstieg im Betrieb und sorgt dafür, dass Menschen möglichst schnell Teil eines Teams werden.

„Wir müssen just in time liefern, just in time produzieren. Die Kunden rufen gleichmäßig über das ganze Jahr ab“, beschreibt Christoph Müller, Werkleiter eines Hestellers von Metallteilen, die Situation. Personalbedarf entsteht dadurch aktuell wesentlich dynamischer als noch vor einigen Jahren. Während viele Industrieunternehmen ihre Produktion früher zeitweise – etwa während der Werksferien – herunterfahren konnten, müssen internationale Lieferketten heute deutlich flexibler bedient werden. Dadurch werden zusätzliche Personalkapazitäten erforderlich, die häufig nicht mehr über den regionalen Arbeitsmarkt gedeckt werden können.

Mehr als Recruiting

Dass EU-Recruiting heute weit mehr bedeutet als die Suche nach geeigneten Bewerbern, erlebt Svenja Frommer, Mitglied der Geschäftsführung der iperdi GmbH, täglich. Für sie beginnt die eigentliche Arbeit nicht mit der Personalsuche, sondern mit der Organisation des gesamten Prozesses. Zwischen einer Zusage und dem ersten Arbeitstag in Deutschland liegen zahlreiche Schritte: Anreise, Unterkunft, Einsatzplanung und die Abstimmung mit dem Kunden.

„Wenn Mitarbeiter und Kunde einverstanden sind, dann haben wir einen perfekten Match – wie in der klassischen Personaldienstleistung auch.“ Doch bis aus diesem Match ein erfolgreicher Einsatz wird, sind noch zahlreiche organisatorische Schritte notwendig.

Dabei greifen Qualitäts-Personaldienstleister auf gewachsene Netzwerke zurück. Recruitingpartner in verschiedenen europäischen Ländern kennen die Arbeitsmärkte vor Ort und sprechen die Sprache der Bewerber. Nach der Auswahl geeigneter Kandidaten organisieren sie Anreise und Unterkunft, erklären Arbeitsverträge in der jeweiligen Landessprache und begleiten die neuen Mitarbeiter über den ersten Arbeitstag hinaus.

EU-Recruiting umfasst dabei sehr unterschiedliche Qualifikationsprofile. Während in vielen Industrieunternehmen Produktionsmitarbeiter und Helfer gesucht werden, stehen in anderen Branchen hochqualifizierte Fachkräfte im Mittelpunkt. Thomas Schenk, CEO der SYNERGIE Gruppe Deutschland, nennt als Beispiel Schweißer aus Spanien. Sein Unternehmen arbeitet dort eng mit Berufsschulen zusammen und organisiert gemeinsam mit Kunden sogar Probeschweißen vor Ort. So können Unternehmen die fachliche Eignung bereits vor der Anreise beurteilen.

Auch abseits des Arbeitsplatzes unterstützen die Teams, etwa bei Behördengängen, organisatorischen Fragen oder der Kommunikation im Alltag. Eine passende Unterkunft und eine enge Begleitung in der Anfangsphase schaffen dabei die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Integration und einen langfristig stabilen Einsatz.

Aus Kundensicht zählt Verlässlichkeit

Für das Kundenunternehmen liegt der Mehrwert weniger im Recruiting selbst als in der organisatorischen Entlastung. Bedarf planen, Personal anfordern – den gesamten Recruiting-, Anreise- und Organisationsprozess übernimmt der Personaldienstleister. „Wir müssen wissen, wie viel Personal wir brauchen. Der Personaldienstleister macht den Rest“, sagt Christoph Müller, Werkleiter beim Maschinenhersteller Paul Bippus GmbH & Co. KG.

Herausforderungen gibt es dennoch. Für Christoph Müller steht dabei weniger die fachliche Qualifikation als vielmehr die Sprachbarriere im Vordergrund. Viele Hürden lassen sich jedoch durch international aufgestellte Teams auffangen, in denen Kollegen beim Übersetzen und Einarbeiten unterstützen. Entscheidend sei außerdem die Haltung des Kundenunternehmens: Wer neue Mitarbeiter willkommen heißt, Fahrgemeinschaften organisiert oder den Einstieg aktiv begleitet, schafft die Voraussetzungen für eine schnelle Integration. Gerade diese Zusammenarbeit zwischen Personaldienstleister und Einsatzbetrieb entscheidet häufig darüber, ob aus einem kurzfristigen Einsatz eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit wird.

Auch Thomas Schenk beobachtet diese Entwicklung. Während große Industrieunternehmen den Einsatz internationaler Mitarbeiter längst etabliert hätten, seien viele mittelständische Betriebe zunächst noch zurückhaltend. Transparenz spiele deshalb eine entscheidende Rolle: Personaldienstleister müssten erklären, wie die Rekrutierung erfolgt, welche Qualifikationen die Bewerber mitbringen und wie sie die Betreuung nach der Anreise sicherstellen.

Aus Sicht der Recruiter entscheidet sich der Erfolg selten an der fachlichen Qualifikation. Wesentlich häufiger sind es menschliche Faktoren, die über den Verlauf eines Einsatzes bestimmen: Funktioniert die Zusammenarbeit im Team? Werden neue Kollegen akzeptiert? Gibt es Ansprechpartner im Betrieb? Gerade diese weichen Faktoren lassen sich im Recruiting nur begrenzt steuern – sie entscheiden aber häufig darüber, ob Beschäftigte langfristig bleiben.

Ankommen statt nur anfangen

Wie wichtig diese Begleitung ist, zeigt die Geschichte von Michael Bazko. Der Litauer lebt seit sieben Jahren in Deutschland und arbeitet über iperdi in der Arbeitnehmerüberlassung. Als ein Einsatz für ihn unerwartet endete, vermittelte das Unternehmen ihm innerhalb kurzer Zeit eine neue Beschäftigung – rund 60 Kilometer entfernt vom bisherigen Einsatzort. Parallel unterstützte das Recruiting-Team bei der Suche nach einer neuen Unterkunft.

„Ich habe mich wirklich gefreut, dass iperdi so schnell eine neue Stelle für mich gefunden hat. Die Arbeit gefällt mir“, sagt Michael Bazko. Für ihn war entscheidend, dass mit dem Ende des ersten Einsatzes nicht auch die Perspektive in Deutschland endete.

Dass Beschäftigte auch nach einem abgebrochenen Einsatz eine zweite Chance erhalten, gehört für das Recruiting-Team dazu. Wenn ein Einsatz nicht passt, wird – sofern die Zusammenarbeit stimmt – gemeinsam nach einer Alternative gesucht. Ziel ist es, die Mitarbeiter nicht zu verlieren, sondern eine passende neue Einsatzmöglichkeit zu finden.

Auch die Rekrutierung innerhalb Europas verändert sich. Länder, die früher zu den wichtigsten Herkunftsmärkten zählten, stehen heute teilweise selbst vor einem angespannten Arbeitsmarkt. Thomas Schenk verweist auf Polen als Beispiel: Durch gestiegene Löhne lohnt sich eine Beschäftigung in Deutschland für viele Arbeitnehmer deutlich weniger als noch vor einigen Jahren. Personaldienstleister müssen ihre Rekrutierungsstrategien deshalb kontinuierlich an die wirtschaftliche Entwicklung in den einzelnen Ländern anpassen.

Kurzum, erfolgreiches EU-Recruiting entscheidet sich nicht allein daran, ob offene Stellen besetzt werden. Entscheidend ist, ob Menschen ankommen – im Betrieb, im Team und im Alltag. Gleichzeitig zeigt sich: Internationale Rekrutierung ist kein statisches Modell. Herkunftsmärkte verändern sich, Fachkräftebedarfe verschieben sich und erfolgreiche Personaldienstleister müssen ihre Netzwerke laufend weiterentwickeln.